Bilməli olanlar
- Fayllarınızı rəqəmləşdirmədən əvvəl faylları təşkil etmək üçün qovluqlar və alt qovluqlar yaradın.
- Skaner və ya printerin Optik Xarakter Tanıma (OCR) proqramını dəstəklədiyinə və OCR proqramının quraşdırıldığına əmin olun.
- Proses Mac-da sənədi skan etmək və ya Windows-da sənədi skan etmək istəməyinizdən asılı olaraq fərqlidir.
Kağız sənədlərin rəqəmsallaşdırılması vacib sənədləşmə işlərinizi təşkil edərkən kömək edə bilər. Rəqəmsal fayllar, o cümlədən PDF-lər, adətən printer ilə birlikdə gələn optik xarakter tanıma (OCR) proqram təminatından istifadə edərək axtarış edilə bilən fayllara çevrilə bilər. Bu o deməkdir ki, məlumatınız yer tutmur və onu tapmaq daha asandır. Həmçinin, siz rəqəmsal fayllarınızı CD və ya DVD-də, flash sürücüdə, onlayn saxlama qurğusunda saxlaya bilərsiniz. Skan edilmiş sənədləri necə təşkil etmək olar.
Təşkil etmək üçün skanerdən necə istifadə etməli
Skanerdən istifadə edərək biznesinizi və ya evinizi təşkil etmək üçün atacağınız bəzi addımlar bunlardır. Bunu etmək üçün sizə sənəd skaneri lazımdır. Bunun bahalı və ya dəbli olmasına ehtiyac yoxdur. Əgər sizdə yoxdursa, ən yaxşı alışlar üçün foto skaneri və sənəd skaneri haqqında bu rəylərlə başlayın.
Əgər siz ayrıca skaner istəmirsinizsə, ucuz hamısı bir yerdə printer bu işi görəcək.
-
Sənəd işlərini nəzərdən keçirin və nəyi rəqəmsallaşdıra biləcəyinizə və nəyi təhlükəsiz şəkildə atacağınıza qərar verin.
Bu, çox güman ki, bir az vaxt aparacaq. Lazım gələrsə, kiçik artımlarla işləyin.
-
Fayllarınızı rəqəmləşdirmədən əvvəl faylları saxlamaq üçün qovluqlar və alt qovluqlar yaradın. Lazım olan kateqoriyaları düşünün və hər biri üçün bir qovluq qurun. Kredit kartı qəbzlərini bir qovluğa, avtomobil sığortası sənədlərini digərinə qoyun. Telefon hesabları, ərzaq qəbzləri, ev təmiri və s. ayrı-ayrı qovluqlarda yerləşdirilə bilər. Hər qovluqda hər il (və ya ay) üçün alt qovluqlar yaradın. Hər dəfə yeni qəbz skan edildikdə sistemi yenidən təşkil etməkdənsə, mütəşəkkil sistemlə başlamaq və düzgün fayla yeni sənədlər əlavə etmək daha asandır.
Windows-da yeni qovluq yaratmaq üçün masaüstünü sağ klikləyin və Yeni > Qovluq seçin yeni qovluqda olarkən bu addımı təkrarlayın alt qovluq yaratmaq üçün qovluq. Mac-da yeni qovluq yaratmaq üçün Fayl > New Folder seçin və ya Shift+ basın Əmr +N
-
Skaner və ya printerin Optik Xarakter Tanıma (OCR) proqramı ilə təchiz olunduğundan əmin olun. Bu, sənədləri PDF formatında skan etməyə və faylları redaktə etməyə imkan verir. Windows kompüterinizdə yaxşı OCR proqramının quraşdırılma şansı var.
OCR proqramı kompüterinizdə quraşdırılmayıbsa, ABBYY FineReader və Adobe Acrobat Pro DC məşhur seçimdir.
-
Sənədlərinizi skan etməyin vaxtıdır. Bunu tam olaraq necə edəcəyiniz istifadə etdiyiniz skaner və proqram təminatından asılıdır.
Lifewire-da Windows və Mac-də sənədləri skan etmək üçün təlimatlar var.
-
Sənədlərin rəqəmsallaşdırılmasını bitirdikdən sonra fiziki sənədləşmə işlərini davam etdirin. Hər dəfə yeni qəbzlər və ya sənədlər əldə etdikdə sənədləri avtomatik skan etdiyinizə əmin olun. Əks halda, kağızlar yenidən yığılmağa başlayacaq.
