Nə Bilməli
- İlk olaraq məlumatları bir Excel vərəqində təşkil edin.
- Sonra Word'də Mailings > Məktub Birləşməsini Başlat > növü seçin. Mailings > Alıcıları Seçin > Mövcud Siyahıdan İstifadə Edin > Vərəqi açın.
- Nəhayət, Mailings > Birləşmə sahəsini daxil edin bölməsinə keçməklə Word-də sahələri birləşdirin. Sahə seçin və Daxil et düyməsini basın.
Bu məqalə Word sənədindəki mətni elektron cədvəl kimi verilənlər mənbəyi sənədi ilə birləşdirmək üçün Microsoft Word və Excel-də məktubların birləşdirilməsi funksiyasından necə istifadə olunacağını izah edir. Bu məqalədəki təlimatlar Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 və Word 2010 üçün Word-ə aiddir.
Məlumatları Poçt Birləşməsi üçün Hazırlayın
Word məktublarının birləşməsi xüsusiyyəti Excel verilənləri ilə problemsiz işləyir. Word-də məlumat mənbəyi yarada bilsəniz də, bu məlumatlardan istifadə seçimləri məhduddur. Cədvəldə poçt siyahısı datanız varsa, məlumatı Word-ün məlumat mənbəyinə yenidən yazmaq lazım deyil.
Siz hər hansı Excel iş vərəqindən heç bir xüsusi hazırlıq olmadan Word poçt birləşməsi funksiyasında istifadə edə bilərsiniz. Bununla belə, məktubların birləşdirilməsi prosesində xətaların qarşısını almaq üçün cədvəldəki məlumatları təşkil etmək yaxşı fikirdir.
Məktubların birləşməsinə başlamazdan əvvəl elektron cədvəldə edəcəyiniz hər hansı dəyişikliyin tamamlandığından əmin olun. Birləşmə başladıqdan sonra hər hansı dəyişiklik etmək məktubların birləşməsində xətalara səbəb ola bilər.
Cədvəl Datasını Təşkil edin
Excel poçt siyahısı məlumatlarınızı sətir və sütunlarda təşkil edin. Hər cərgəni tək qeyd, hər sütunu sənədinizə daxil edəcəyiniz sahə kimi düşünün.
- Bütün Məlumatları Tək Vərəqə Yerləşdirin: Poçt birləşməsi üçün istifadə etmək istədiyiniz poçt siyahısı datası bir vərəqdə olmalıdır. Əgər o, bir neçə vərəqdə yayılmışdırsa, vərəqləri birləşdirin və ya birdən çox poçt birləşməsi həyata keçirin. Həmçinin, vərəqlərin dəqiq adlandırıldığına əmin olun, çünki istifadə etmək istədiyinizi görə bilmədən seçməlisiniz.
- Başlıq sətri yaradın: Poçt birləşməsi üçün istifadə etmək istədiyiniz vərəq üçün başlıq cərgəsi yaradın. Başlıq cərgəsi onun altındakı xanalardakı məlumatları müəyyən edən etiketlərdən ibarət cərgədir. Excel-in verilənlər və etiketlər arasında fərq qoymasını asanlaşdırmaq üçün başlıq sətirinə xas olan qalın mətn, xana sərhədləri və hüceyrə kölgəsindən istifadə edin. Həmçinin, seçdiyiniz başlıqların birləşmə sahəsi adlarına uyğun olduğundan əmin olun ki, bu da səhvlərin baş vermə ehtimalını azaldacaq.
- Rəqəmsal verilənləri düzgün formatlaşdırın: Küçə nömrələri və poçt kodları kimi şeylərin məktubların birləşməsi başa çatdıqdan sonra görünəcək şəkildə düzgün formatlaşdırıldığına əmin olun. Rəqəmlərin səhv formatlaşdırılması birləşmədə xətalara səbəb ola bilər.
Poçt Birləşməsi Alıcı Siyahısını Necə Belirtmək olar
E-poçt siyahınızı ehtiva edən hazırlanmış Excel iş vərəqinizi Word sənədinizlə necə əlaqələndirmək olar:
-
Word-da məktubların birləşmə şablonu kimi istifadə edəcəyiniz sənədi açın. Bu yeni sənəd və ya mövcud sənəd ola bilər. Mailings > Məktub Birləşməsini Başlat seçin.
Image -
Çaldırmaq istədiyiniz birləşmə növünü seçin. Seçimləriniz
- Hərflər
- E-poçt mesajları
- Zərflər
- Hərflər
- Kataloq
İstəyərsinizsə, məktub birləşmənizi yaratmaq üçün Poçt Birləşməsi Sihirbazından da istifadə edə bilərsiniz. Bu nümunə üçün əl ilə məktub birləşməsini yaratmaq üçün addımları keçəcəyik.
-
Sonra Mailings nişanına keçin və Alıcıları seçin > Mövcud Siyahıdan İstifadə Edin.
Image - Məktubların birləşməsi üçün hazırladığınız Excel faylına gedin və seçin, sonra Açıq seçin.
-
Word sizə təklif edərsə, Sheet1$ > OK seçin.
Excelinizdə sütun başlıqları varsa, Məlumatın birinci sətirində sütun başlıqları var qeyd qutusunu seçin.
Poçt Birləşməsi Sənədini Yaradın və ya Redaktə edin
Excel cədvəliniz Word-də yaratdığınız məktubların birləşmə sənədinə qoşulduqda Word sənədinizi redaktə etməyin vaxtı gəldi.
Hazırda Excel-də məlumat mənbəyinizdə dəyişiklik edə bilməzsiniz. Verilənlərə dəyişiklik etmək üçün Excel-də məlumat mənbəyini açmazdan əvvəl Word-də sənədi bağlayın.
Sənədinizə Birləşdirmə Sahələrini Daxil Edin
Word-da elektron cədvəldən məlumatı sənədə çəkmək üçün Mailings > Birləşmə sahəsini daxil edin seçin. Əlavə etmək istədiyiniz sahəni seçin (ad, soyad, şəhər, dövlət və ya başqa), sonra Daxil et seçin.
Birləşmə sənədlərinə baxın
Sənədə birləşmə sahələri daxil edərkən Word data mənbəyindən formatlaşdırma keçirmir. Kursiv, qalın və ya altını xətt kimi formatlaşdırma tətbiq etmək istəyirsinizsə, bunu Word-də edin.
Sahələrlə sənədə baxarkən, formatlaşdırmanı tətbiq etmək istədiyiniz sahənin hər iki tərəfindəki qoşa oxları seçin. Sənəddə birləşdirilən dataya baxarkən dəyişdirmək istədiyiniz mətni vurğulayın.
İstənilən format dəyişikliyi yalnız dəyişdirdiyiniz birləşmə sənədində deyil, bütün birləşdirilən sənədlərdə aparılır.
Birləşdirilmiş Sənədlərə Ön Baxın
Birləşdirilmiş sənədlərə əvvəlcədən baxmaq üçün Mailings > Nəticələrə Ön Baxış bölməsinə keçin. Bu düymə keçid keçidi kimi işləyir, ona görə də əgər siz onlardakı dataya deyil, yalnız sahələrə baxmaq üçün geri qayıtmaq istəyirsinizsə, yenidən basın.
Poçt göndərişləri tabındakı düymələrdən istifadə edərək birləşdirilmiş sənədlər arasında naviqasiya edin. Bunlar soldan sağa: İlk Qeyd, Əvvəlki Qeyd, Qeydə Get,Növbəti Qeyd və Son Qeyd.
Sənədləri birləşdirməzdən əvvəl hər şeyin düzgün birləşdirildiyini yoxlamaq üçün hamısına və ya bacardığınız qədər çoxuna önizləyin. Birləşdirilmiş datanın ətrafındakı durğu işarələrinə və boşluğa xüsusi diqqət yetirin.
Poçt Birləşməsi Sənədini yekunlaşdırın
Sənədləri birləşdirməyə hazır olduğunuz zaman iki seçiminiz var:
- Sənədləri Çap et: Sənədləri printerə birləşdirin. Bu seçimi seçsəniz, sənədlər heç bir dəyişiklik edilmədən printerə göndərilir. Bunu etmək üçün Mailings> Bitir və Birleştir > Sənədləri Çap et seçin.
- Fərdi Sənədləri Redaktə edin: Əgər siz sənədlərin bir qismini və ya hamısını fərdiləşdirməlisinizsə (alternativ olaraq fərdiləşdirilmiş qeydlər üçün məlumat mənbəyinə qeyd sahəsi əlavə etmək lazımdır) və ya digər çap etməzdən əvvəl dəyişir, hər bir fərdi sənədi redaktə edin. Bunu etmək üçün Mailings > Bitir və birləşdir > Fərdi Sənədləri Redaktə et seçin
Hansı üsulu seçdiyinizdən asılı olmayaraq, sizə Word-ə bütün qeydləri, cari qeydi və ya bir sıra qeydləri birləşdirməyi əmr edə biləcəyiniz bir dialoq qutusu təqdim olunur. Çap etmək istədiyiniz qeydləri seçin, sonra OK seçin.
Əgər aralığı birləşdirmək istəyirsinizsə, birləşməyə daxil etmək istədiyiniz qeydlər üçün başlanğıc nömrəsini və son nömrəni daxil edin, sonra OK seçin.
