Onlayn ünsiyyət üsullarının çoxalmasına baxmayaraq, e-poçt 2019-cu ildə hər gün göndərilən təxminən 300 milyard e-poçtla ən populyar olaraq qalır. İstər e-poçtla tanışsınız, istərsə də ondan onilliklər ərzində istifadə edirsinizsə, əmin olun' e-poçt etiket qaydalarına yenidən əməl edin.
Göndərməzdən əvvəl Mesajınızı nəzərdən keçirin
Alıcılarınızın ünvanlarını daxil etdikdən, müvafiq mövzu sətrini yaradıb mesajınızı yazın və bir neçə təsdiqedici sənəd əlavə etdikdən sonra geri qayıdın və hər şeyi düzgün etdiyinizə əmin olun:
- Mesajı nəzərdən keçirin. Bir şey aydın deyil? Hər hansı qrammatik səhvlər və ya yazı səhvləri varmı? Demək istədiyiniz hər şeyi söylədinizmi?
- Mənbələrinizi yoxlayın. Kənar mənbəyə keçid sizin mənanızı aydınlaşdırarmı? Link alıcınıza veb saytı tez tapmağa kömək edəcəkmi?
- Alıcı adlarına baxın. Mesajı görməli olan vacib bir insanı unutmusunuz? Mesajı görməməli olan birini əlavə etmisiniz?
- Ünvanınıza baxın. Birdən çox mesajınız varsa, mesajın məqsədinə ən uyğun olanından mesaj göndərməyi unutmayın.
- Mesajın prioritetini təyin edin. Mesajın vacib olaraq etiketlənməsi lazımdır?
- Dəstəkləyici sənədlər əlavə edin. Qoşmaları unutmusunuz?
Hər zaman Hamısına Cavab Verməyin
Qrup e-poçtlarına Hamısına Nə vaxt və nə vaxt cavab verməməyi bilməlisiniz. Orijinal e-poçtdakı hər kəs (cavab verdiyiniz e-poçt) nə deməli olduğunuzu bilməlidirsə, Hamısını Cavablandır düyməsini istifadə edin.
Məsələn, A adamı sizə və B şəxsə e-məktub göndərir ki, müdirinizin 10 illik yubileyini şirkətlə necə qeyd etmək barədə fikirlər irəli sürün. Cavabınız həm A, həm də B şəxs üçün uyğundur, ona görə də onların hər ikisinə cavab vermək üçün Hamısını Cavablandır düyməsini istifadə edin.
Əgər kimsə sizə və digər 20 dostunuza e-poçt vasitəsilə qonaq dəvəti göndərirsə, cavabınız digər məktub alıcılarına aid deyil, ona görə də cavabı yalnız orijinal göndərənə göndərmək üçün Cavabdan istifadə edin.
Effektiv Mövzu Sətirlərini Yazın
Yaxşı bir e-poçt mövzusu yazmağın açarı onun mesajınızın mahiyyətini qısa şəkildə əks etdirdiyinə əmin olmaqdır. Budur bir neçə nümunə:
- Satış Toplantısı 3:00-a dəyişdirildi
- Halloween Partiya Dəvəti
- Vebsayt Mətn Reviziyaları
- Bu Həftənin Ən Yaxşı 20 Video Seçimi
- Yeni Üzvlüyünüzün Təfərrüatları
- Görüşünüz Təsdiqlənir
- Fəaliyyət toplamaq üçün könüllülər üçün sorğu
Mövzu sətirlərini daha effektiv etmək üçün alıcıların yerinə yetirməsini istədiyiniz əməliyyatı daxil edin, məsələn:
- Halloween Partiya Dəvəti - 11 May tarixinə qədər RSVP
- Vebsayt Mətn Reviziyaları - Çərşənbə axşamı Təsdiq lazımdır
Aşağı xətt
Başqasından e-poçt mesajını yönləndirdiyiniz zaman yeni alıcıya bunu niyə etdiyinizi və ondan necə faydalanacağını gözlədiyinizi izah edin. Məsələn, tutaq ki, müştəri Cey sizə sual göndərir və siz cavabını bilmirsiniz. "Sara, Cey mobil cihazından portalımıza daxil olmaq prosesini bilmək istəyir. Təfərrüatlar üçün aşağıya baxın. Kömək edə bilərsinizmi?" qeydi ilə həmkarınız Saraya mesaj göndərin.
Niyə CC olduğunuzu izah edin
E-poçt mesajında kimisə cc-ni qeyd etsəniz, əsas alıcıya bunu etdiyinizi və bunun səbəbini izah edin. Məsələn, tutaq ki, Jenna kitab klubunuza qoşulmaq istəyir və siz ona bu barədə məlumat göndərirsiniz. Siz kitab klubunun rəhbəri Anna baxıb Cennaya yazacaqsınız: "Mən liderimiz Anna baxıram, ona görə də o, sənə nə göndərdiyimi görsün və tərk edə biləcəyim hər şeyi doldursun." Bu prosesdən istifadə etdiyiniz zaman Ann mesajın surətini niyə aldığını da bilir.
Aşağı xətt
E-poçt mesajları poçtda və ya spam filtrində itə bilər. Nəzakət olaraq, xüsusilə vacib mesajlarla (məsələn, əlavələri olan və ya son tarixlərlə əlaqəli olanlar) göndərənə e-poçtlarının qəbul edildiyini bildirmək üçün qısa bir qeyd yazın. Məsələn, müdiriniz sizə işləmək üçün yeni layihə göndərirsə, "Anladım, sabah başlayacağam" ilə cavab verin.
Qıs altmalardan az istifadə edin
Hər kəs hər akronimi bilmir, ona görə də mümkün qədər az istifadə edin və yalnız alıcının onların nə demək istədiyini bildiyinə əmin olduğunuz zaman istifadə edin. İşgüzar e-poçt yazışmalarında tez-tez istifadə olunan bir neçə abbreviatura var. Budur bir neçəsi:
- ASAP: Mümkün qədər tez
- BTW: Yeri gəlmişkən
- EOD: Günün Sonu
- EOM: Mesajın Sonu (adətən izləniləcək e-poçt orqanının olmadığını göstərmək üçün mövzu hissəsində istifadə olunur)
- EOW: Həftənin Sonu
- BİLİN: Məlumatınız üçün
- IMO: Mənim fikrimcə
- OOO: Ofisdə deyil
- Y/N: Bəli və ya Xeyr
Aşağı xətt
E-poçtda üz ifadələrinin və səs tonunun kontekstini əldə etmədiyiniz üçün bu, xüsusilə də yaxşı tanımadığınız alıcılarla kinayə və ya yumor ifadə etmək üçün yaxşı vasitə deyil. Mesajınızı ən azı bir alıcını daha yaxşı tanıyana qədər sadə və sadə şəkildə ifadə edin. Həqiqətən özünüzə kömək edə bilmirsinizsə, zarafat etdiyinizi göstərmək üçün gülümsəmə və ya gülüş ifadəsi əlavə edin.
Uyğun Sonluq Seçin
Bəzən e-poçt mesajını necə bitirəcəyini bilmək çətindir. Vəziyyətdən asılı olaraq bir neçə təklif var:
- Təşəkkürlər və ya Çox təşəkkürlər: Əgər lütf istəyirsənsə.
- Love və ya Hugs: Əgər alıcı dost və ya ailə üzvüdürsə.
- Sağol və ya Ən yaxşı: Qəbul edən təsadüfi tanışdırsa.
- Hörmətlə: Mesajınız rəsmidirsə.
- Hörmətlə və ya Hörmətlə: Əgər rəsmi işgüzar tonunu saxlamaq istəyirsinizsə.
